RFPとは？提案依頼書を作る意味と書き方を解説

RFPとは提案依頼書のことですが、発注者の要望を正しく伝えるために非常に重要なものです。本テキストでは開発を依頼する上で知っておきたいこのRFPについて解説します。RFPとは何か、作成する意義や目的といった基礎的な知識から、RFIとの違いやメリット・デメリット、作り方についても理解を深めていきます。

1. RFPとは？

2. RFPを作成する意義、目的は？

3. RFPとRFIの違い

4. RFPのメリット

5. RFPのデメリット

6. RFPの作り方

7. オフショア開発におけるRFP

RFPとは前述したように提案依頼書のことで、「Request for Proposal」の頭文字を取った言葉です。開発を行う上での要望やさまざまな要件を取りまとめて文書化したものを言います。

かつては口頭での依頼から開発側が提案を行うケースも多く、発注元の意図や希望にそぐわない提案がなされたり、予算や納期に狂いが出るなどのトラブルが発生したり、ということがありました。

RFPでどんな提案をしてもらいたいかという発注元の要望を文書化することによって、要望が明確化され、コミュニケーションのずれを防ぐことができます。

開発においてお互いに満足のいく成果を出すためにも、RFPはなくてはならないものなのです。

開発においてRFPと同様に重要な存在がRFIです。字面が似ていて少し紛らわしいですが、RFPとRFIの違いについても理解しておきましょう。

｜RFIとは？

RFIとは「Request for Information」の頭文字を取った言葉であり、「情報依頼書」のことです。発注元がベンダーなどの開発側に対して企業の基本情報や技術・製品情報などを提示するよう求めるものであり、開発を依頼する前に基本的な企業の情報やざっくりとした価格を教えてもらい、検討の判断材料とするためのものです。

｜RFPとRFIの違い

RFPは開発側に対して発注元が要望や要件を文書化したもので、RFIは開発側の会社情報や技術・製品情報の提示を依頼する文書です。

RFPのメリットとデメリットについても知っておきましょう。

RFPを作成する大きなメリットは要件や要望を文書によって正確に伝えられることです。また、複数社から提案を受ける際にも、同じものを提出できるので評価の比較が効率化できます。文書化するので、口頭で依頼した際のような、言った・言わないというトラブルもなくなります。

RFPを作成することで開発にあたっての目的や要件がはっきりするので、開発の成功率もぐっと上がります。文書化することでシステムの価値もわかりやすくなるため、決裁も下りやすくなるでしょう。

RFPを作成することのデメリットは特にありませんが、あえて挙げるなら手間がかかる、ということでしょうか。

文書化するのは口頭で伝えるよりも遥かに時間と手間がかかることです。要望や要件をまとめるためにはさまざまな情報を抽出する作業が発生しますので、担当者の作業負担が増えるのがデメリットと言えるでしょう。

この項では、RFPの作成方法について解説します。

｜RFP作成のタイミング

RFPは開発側からの提案を依頼する文書なので、要件定義書を作る前や、設計・開発に入る前などが適切なタイミングとして考えられます。プロジェクトによって適切なタイミングは変わってきますが、社内で開発依頼を検討する段階で業務などの洗い出しが進む際に着手すると効率的です。

RFP作成は意外と時間と手間がかかるものなので、できるだけ早く着手できるとよいでしょう。

｜RFPを作成する流れ

RFPを作成する流れは下記のとおりです。

< ①開発の目的と現状を明確にする → ②課題や解決策を抽出する → ③RFPを作成する >

① 開発の目的と現状を明確にする

まずは開発によって何を実現したいのか、何を解決したいかなど目的をはっきりさせます。現場へのヒアリングなどで現状も明確にしておきましょう。現状の把握から開発の目的が生まれることもありますし、開発の目的が明確になってから現状の調査に入るケースもあると思います。どちらも明確にしておくのが重要です。

② 課題や解決策を抽出する

解決すべき課題を抽出し、解決方法や優先順位も設定したら、RFPを作成します。

③ RFPを作成する

ここまで整理してきた情報を使ってRFPの作成に入ります。記載する項目は次の項でご説明します。

｜RFPに記載する項目

RFPに決まったフォーマットはありませんが、一般的に記載される項目としては下記のものが代表的です。

・依頼内容の概要

・開発の目的

・スケジュールや予算

・目的と具体的な依頼内容

・解決したい課題

・システムやサーバなどの情報

・自社の企業情報

「なぜ導入したいのか」といった目的や背景、「どのような課題を解決したいのか」「解決した際にどうなっていれば目的達成なのか」だけでなく、自社が今使用しているPCやサーバーなどの環境についても記載します。

｜RFPの作り方のポイント

RFPを作成する上でもっとも重要なポイントは、「開発側に対して必要な情報をわかりやすく伝えること」です。フォーマットにこだわりすぎたり、項目を完璧に埋めることにこだわりすぎたりすると、文書作成自体が目的となってしまい、情報を伝えるという本来の目的を見失うことになってしまうので注意しましょう。

文書を作成する担当者が一人であっても、複数の部署や社内のさまざまな立場の人々に協力を仰ぎましょう。推敲を重ねることで情報の漏れをなくし、より伝わる文書となります。必要な情報をしっかりと伝える手間は惜しまないことです。

近年、開発におけるコストカットと人材不足の解消を解決できる手段として、オフショア開発に期待が集まっていますが、オフショア開発においてもっとも心配されるのが、コミュニケーション齟齬による開発の失敗です。

そこで、RFPが役立ちます。RFPを作成することでコミュニケーションミスや仕様の読み違いなどを防ぐことができます。オフショア開発の成功確率がぐんと上がるので、ぜひオフショア開発にもRFPを活用してみてください。

開発において重要な存在であるRFI。その重要性は国内開発でもオフショア開発でも変わりはありません。

近年、人材不足の解消とコスト削減の両方を実現できるとして注目が集まっているオフショア開発ですが、実際依頼するとなると、言語の壁や国の選定などに心配やお悩みをお持ちの方は非常に多いです。

「オフショア開発. com」では、オフショア開発の専門コンシェルジュに無料で相談することができます。「オフショア開発を利用してDX化を進めたい」「国別の特徴や単価について比較検討したい」「開発企業の選定方法について聞きたい」…など、さまざまなお悩みやご質問・ご相談にお応えいたします。

「オフショア開発. com」は、多数のオフショア開発企業とパートナー契約を結んでおります。御社にぴったりのオフショア開発企業をご紹介することもできますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。